Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiedział na liczne pytania Inspektorów Ochrony Danych z sektora oświaty, a dotyczących wątpliwości m.in. zakresu danych wymaganych we wnioskach rekrutacyjnych, okresu przechowywania danych osobowych kandydatów, a także publikacji w czasie epidemii list kandydatów przyjętych do szkoły czy przedszkola.
Publikowanie list kandydatów
Wyniki rekrutacji podaje się do publicznej wiadomości, podając imię i nazwisko kandydata oraz adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do danej placówki.
Listy takie są umieszczane w widocznym miejscu, w siedzibie danego publicznego przedszkola, szkoły, czy innej placówki. Powinny one zawierać imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia.
Dotychczas dyrektorzy placówek nie udostępniali list obejmujących wspomniane dane osobowe, np. na stronach internetowych lub na portalach społecznościowych, w tym na fanpage’ach szkoły.
W związku z obecną sytuacją epidemiczną – zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie specustawy ws. koronawirusa ─ wyniki postępowania rekrutacyjnego w formie list kandydatów, o których mowa w art. 158 ust. 1 i 3 Prawa oświatowego, podaje się do publicznej wiadomości także na stronach internetowych tych jednostek. W ocenie UODO nie jest natomiast dopuszczalne publikowanie tych list na portalach społecznościowych czy fanpage’ach placówek oświatowych.
UODO zaleca, aby dyrektorzy – jeśli to możliwe – korzystali z form komunikacji elektronicznej i indywidualnie informowali kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji.
Jednocześnie w ocenie UODO, po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty, należałoby usunąć listy przyjętych kandydatów ze strony internetowej i zamieścić je na tablicy ogłoszeń w placówce.
Przechowywanie danych
Dane uzyskane podczas postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły.
Dane osobowe kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.